Kancelárska práca

Z Wikipédie, voľnej encyklopédie
Prejsť na navigáciu Prejsť na vyhľadávanie

Kancelárska výroba je činnosť, ktorá zabezpečuje dokumentáciu, pracovný postup, operatívne ukladanie a používanie dokumentov [1] .

Pojem „kancelárska práca“ sa používa už niekoľko storočí a označuje činnosť spojenú s tvorbou dokumentov a prácou s nimi v rôznych inštitúciách. Postupom času sa práca úradu aktívne rozvíja ako najdôležitejšia zložka činnosti riadiaceho aparátu akejkoľvek organizácie alebo orgánu štátnej správy a samosprávy, pretože v dokumentoch sú zaznamenané všetky hlavné a aktuálne otázky ich činnosti.

Federálny archívny úrad koordinuje celý systém kancelárskej práce a poskytuje metodickú podporu pre jeho účastníkov: základy kancelárskej práce a tok dokumentov sú v kompetencii tohto oddelenia. Vývoj formulárov dokumentov priamo vykonáva Federálna agentúra pre technickú reguláciu a metrológiu (známa ako Gosstandart) [ nešpecifikovaný zdroj 298 dní ] .

Právny a regulačný rámec pre kancelársku prácu v Rusku

Regulačný právny rámec pre kancelársku prácu a dokumentačnú podporu manažmentu zahŕňa: Ústavu Ruskej federácie, federálne ústavné zákony, kodifikované právne akty, federálne zákony, ako aj stanovy – vyhlášky prezidenta Ruskej federácie, uznesenia vlády SR. Ruskej federácie, regulačné právne akty federálnych výkonných orgánov, ktoré vypracúvajú a konkretizujú normy príslušných zákonov, určujú mechanizmy ich implementácie a uplatňovania.

V praxi by sa mala venovať osobitná pozornosť:

  • federálny zákon č. 125-FZ z 22.10.2004 [1] ;
  • GOST R 7.0.97-2016 [2] ;
  • GOST 6.10.5-87 [3] ;
  • vyhláška Ministerstva kultúry č. 526 zo dňa 31.03.2015 [4] ;
  • vyhláška Ministerstva kultúry č. 558 zo dňa 25.08.2010 (neplatná);
  • Uznesenie Goskomstatu Ruska č. 1 zo dňa 1.5.2004 [5] a iné.
  • Federálny zákon „O archívnictve v Ruskej federácii“ z 22.10.2004 č. 125-FZ.

Zahraničné skúsenosti s prácou v kancelárii

Spojené štáty americké významne prispeli k rozvoju systému kancelárskej práce. Ich kompetenciou je výskumná práca v oblasti spisovej služby a archívnictva.

Kancelárska práca

Na vykonávanie kancelárskej práce v moderných organizáciách môže byť vytvorená služba kancelárskej práce - štrukturálna jednotka poverená funkciami údržby kancelárskej práce, ako aj osoby zodpovedné za udržiavanie kancelárskej práce v iných oddeleniach organizácie [2] .

V rôznych organizáciách, inštitúciách, štátnych orgánoch a miestnej samospráve možno službu kancelárskej práce nazvať rôzne: obchodný manažment; Spoločné oddelenie; kancelária; sekretariát atď.

Účelom práce úradu je organizovať, udržiavať a zlepšovať systém práce úradu na základe jednotnej politiky a interných miestnych aktov organizácie s využitím moderných informačných technológií pri práci s dokumentmi [3] , ako aj metodického usmerňovania a kontroly nad dodržiavaním stanoveného postupu pri práci s dokumentmi v štruktúrnych členeniach.

Organizácia kancelárskej práce

Kancelárske práce sú rozdelené do troch etáp:

  • Tvorba dokumentov (dokumentácia);
  • Organizácia pohybu a účtovania dokumentov (tok dokumentov);
  • Ukladanie dokumentov (archív).

Zloženie organizačných a administratívnych dokumentov v Rusku je určené v súlade s celoruským klasifikátorom manažérskej dokumentácie ( OKUD ). Všeobecné odporúčania pre dokumentáciu riadiacich činností a organizáciu práce s dokumentmi v Rusku stanovuje národná norma Ruskej federácie GOST R 7.0.97-2016 „Systém noriem pre informácie, knihovníctvo a publikovanie. Organizačná a administratívna dokumentácia. Požiadavky na papierovanie “ [4] .

Tok dokumentov

Tok dokumentov - činnosť organizácie pohybu dokumentov v podniku od okamihu ich vytvorenia alebo prijatia až do dokončenia vykonania: odoslanie z organizácie a (alebo) odoslanie do archívu.

Tok dokumentov je pohyb dokumentov od okamihu ich prijatia alebo vytvorenia až po ukončenie vyhotovenia, odoslania alebo uvedenia do činnosti. Existujú tri hlavné prúdy dokumentácie:

  1. dokumenty pochádzajúce od iných organizácií (prichádzajúce);
  2. dokumenty odoslané iným organizáciám (odchádzajúce);
  3. dokumenty vytvorené v organizácii a používané zamestnancami organizácie v procese riadenia (internom).

Dokumenty predložené organizácii prechádzajú:

  1. primárne spracovanie;
  2. predbežná úvaha;
  3. registrácia;
  4. kontrola manažmentu;
  5. odovzdať na exekúciu

Tajný tok dokumentov

Všetky tajné dokumenty prechádzajú cez špeciálne jednotky podnikov alebo oddelení. Účtovníctvo a obeh dokladov sa vykonáva podľa osobitných pravidiel, v Rusku to upravuje zákon „O štátnom tajomstve[5] .

Automatizácia toku tajných dokumentov a kancelárskej práce na režimovo-tajných útvaroch sa vykonáva pomocou programu automatizovaného systému práce tajných úradov (AS SDP) [6] .

Elektronická správa dokumentov

V niektorých organizáciách je zavedený systém elektronického spracovania dokumentov a výmeny dokumentov medzi oddeleniami (internými príjemcami).

Pre organizáciu elektronickej správy dokumentov je na serveri organizácie vytvorená databáza , kde sú uložené všetky vytvorené dokumenty. K databáze sa pristupuje cez prehliadač (podporu prehliadača spravidla určuje vývojár vytvoreného rozhrania ). Prístup je možný ako cez lokálnu sieť (interná), tak aj cez internet (externá).

Dokumenty sa ukladajú alebo nahrávajú do špecifických vyhradených priečinkov v organizácii. Priečinky sú usporiadané podľa hierarchickej štruktúry organizačnej jednotky.

Osoba s príslušnými právami má právo vytvárať, upravovať, mazať vytvorené dokumenty.

pozri tiež

Poznámky (upraviť)

  1. Kancelárska práca a archivácia. Pojmy a definície. (Uvedené 2014-03-01)
  2. GOST R 7.0.8-2013 SIBID. Kancelárska práca a archivácia. Pojmy a definície. .
  3. Metodické odporúčania pre vypracovanie pokynov pre kancelársku prácu vo federálnych výkonných orgánoch .
  4. GOST R 7.0.97-2016 SIBID . Organizačná a administratívna dokumentácia. Požiadavky na papierovanie.
  5. Zákon Ruskej federácie z 21.7.1993 N 5485-I „O štátnom tajomstve“ (v znení zmien a doplnkov) . base.garant.ru. Získané 2. decembra 2015.
  6. LLC TsNT Impulse - automatizácia práce tajnej kancelárie . cnt-i.ru. Získané 2. decembra 2015.